Voor BV’s (en sommige andere rechtsvormen) horen er elk jaar een paar vaste onderdelen bij: de jaarrekening, de publicatiebalans voor de Kamer van Koophandel en de notulen van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA). Dit zijn belangrijke documenten voor je wettelijke verplichtingen én voor inzicht in je onderneming.
Wij helpen je om dit zorgvuldig en op tijd te regelen, zodat je voldoet aan de regels en je administratie op orde blijft.
Jaarrekening: inzicht én verantwoording
De jaarrekening is het financiële overzicht van je onderneming over een boekjaar. Hiermee zie je hoe je bedrijf ervoor staat en kun je verantwoording afleggen richting aandeelhouders en andere belanghebbenden (zoals financiers).
Een jaarrekening bestaat doorgaans uit:
- balans (bezittingen, schulden en eigen vermogen)
- winst- en verliesrekening
- toelichting op de cijfers
- (bij BV’s vaak ook aanvullende onderdelen, afhankelijk van de grootte en situatie)
Een goed opgestelde jaarrekening is niet alleen verplicht, maar helpt ook bij:
- het beoordelen van resultaten en liquiditeit
- het maken van keuzes voor het nieuwe jaar
- het onderbouwen van financieringsaanvragen
Publicatiebalans Kamer van Koophandel (KvK)
BV’s zijn verplicht om jaarlijks een (verkorte) set cijfers te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit heet in de praktijk vaak de publicatiebalans of jaarrekening deponeren.
Belangrijk om te weten:
- De publicatie bij de KvK is meestal verkort ten opzichte van de volledige jaarrekening.
- Welke gegevens je moet publiceren hangt af van de grootte van de BV (micro/klein/middelgroot/groot).
- Te laat of onjuist deponeren kan risico’s geven, bijvoorbeeld bij aansprakelijkheid en kan leiden tot boetes of extra vragen.
Wij zorgen dat de juiste versie wordt opgesteld en dat de deponering bij de KvK correct en tijdig gebeurt.
Notulen AVA: vastlegging van belangrijke besluiten
Bij een BV moeten belangrijke besluiten van aandeelhouders worden vastgelegd in notulen van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA). Denk aan:
- vaststelling van de jaarrekening
- resultaatbestemming (bijv. winstuitkering/dividend of toevoeging aan reserves)
- decharge van bestuur (en eventueel commissarissen)
- andere formele besluiten die statutair of wettelijk moeten worden vastgelegd
Goede notulen zijn belangrijk voor je dossier en kunnen later veel discussie voorkomen. Wij verzorgen (of controleren) de notulen zodat ze aansluiten bij de cijfers en voldoen aan de formaliteiten.
Alles in één keer goed geregeld
Wil je zekerheid dat jouw jaarwerk compleet en correct is? Wij kunnen het volledige traject verzorgen:
- opstellen en bespreken van de jaarrekening
- voorbereiden van de publicatiebalans en deponeren bij de KvK
- opstellen van AVA-notulen inclusief resultaatbestemming en decharge
Neem gerust contact op voor een kennismaking of een voorstel op maat.